В России законодательство накладывает на компании и предпринимателей обязательство оформления всех операций в первичной документации. В задачу таких документов входит подтверждение случившегося факта (прием продукции, отгрузка со склада, реализация и пр.) и юридическое оформление выполненной операции.

К основным требованиям при их оформлении относится внесение достоверной информации, составление при проведении операции или после ее окончания.

Для чего она нужна?

Первичные документы являются оправдательной документацией, которая подтверждает ведение предпринимателями и компаниями всех хозяйственных операций . Оформление осуществляется в последовательности выполнения операций. При неправильном их составлении организация не может сделать достоверный расчет налогооблагаемой базы, из-за чего появляются разногласия с налоговыми органами, и на предприятие могут накладываться штрафные санкции.

Данная документация принимается к учету, если составляется по форме, указанной в Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ.

В типовой бланк могут включаться дополнительные графы и строки с сохранением всех реквизитов, предусмотренных утвержденной формой. При внесении изменений должен составляться приказ или распоряжение. Нельзя изменять только бланки кассовых операций.

Первичные документы предоставляют информацию для формирования отчетной и учетной документации. Их можно составлять на компьютерной программе или рукописно, они создаются для учета расчетных, материальных или финансовых операций любого масштаба.

Ее разновидности

К первичным документам относятся и , счета, заборные листы, накладные и пр.

В бухгалтерии они подразделяются на несколько видов:

• внешние (выполненные за границами компании);
• внутренние (выполненные внутри фирмы).

Также документация бывает накопительной и разовой:

• Накопительные документы (наряды, лимитно-заборные карты) составляются долгое время и отражают одинаковые повторяющиеся операции.
• Разовые документы (кассовые ордера, и ) применяются для отчета по выполненной операции.

Организационно-распорядительной документацией считаются указания, приказы, доверенности и распоряжения. Они предоставляют разрешение на выполнение указанных операций. Их сведения не добавляются в учетные регистры.

В оправдательной документации (платежных требованиях, приходных ордерах, накладных и пр.) отражается проведение операции. Информация о них заносится в учетные регистры.

В некоторых документах сочетаются признаки оправдательного и разрешительного типа. Это могут быть кассовые ордера, платежные ведомости на зарплату.

Подробную информацию о всей этой отчетности вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как правильно с ней работать?

Для соответствующего первичного учета согласуется график оборота документации с определением порядка и сроков ее движения в компании и отправки ее в бухгалтерию. Она должна проверяться по форме (на полноту и верность составления), содержанию (взаимосвязь показателей) и арифметически (суммированием значений).

Сначала следует определить, бухгалтерский ли это документ. В нем должна отражаться информация о выполненной хозяйственной операции. Так, в указывается перемещение товарно-материальных ценностей, в кассовом чеке – расход финансов.

К бухгалтерским документам не относятся черновики, записи, выписки из газет и документация, составленная не по правилам.

Далее определяется отношение документа к организации. Проверяются реквизиты компании или специалиста (название бумаги, срок ее составления, название фирмы, стоимостное и натуральное содержание хозяйственной операции, должности ответственных лиц, личные подписи). Все подписи должны быть подлинными. Также проверяется тип печати (в некоторых компаниях может быть несколько печатей – для документов и гербовая).

После принятия сведения заносятся в учетные регистры, и на форме делается отметка. Хозяйственные операции должны отражаться в последовательности, группироваться по определенным счетам. Учетные регистры по внешнему виду бывают карточками (для учета материалов и ), книгами (главной, ) или журналами. По типу записей регистры подразделяются на комбинированные (ордера), систематические (главная счетная книга) и хронологические (журнал регистрации).

По требованиям Госкомстата, первичные бухгалтерские документы должны оформляться следующим образом:

• заполняться шариковой ручкой, чернилами, на пишущей машине или компьютере;
• составляться аккуратно с четкими и разборчивыми цифрами;
• содержать все реквизиты;
• в финансовых бумагах все суммы прописываются и указываются цифрами;
• содержать личную подпись руководителя, главного бухгалтера или уполномоченных лиц;
• скрепляться печатью.

Уполномоченные лица ответственны за достоверное и своевременное составление документов для отражения имеющихся сведений в бухучете.

Исправление ошибок

Ниже представлен список наиболее часто допускаемых ошибок при составлении документов:

• применение форм, которые были сделаны в компании самостоятельно, без подтверждения приказом от руководителя и соответствующего оформления в учетном регистре;
• неправильное оформление руководителем перечня уполномоченных лиц для подписи;
• отсутствие реквизитов;
• наличие пропусков в составлении обязательных реквизитов, помарок или исправлений, нарушений правил;
• записи графитовым карандашом;
• корректировки кассовой документации;
• наличие арифметических ошибок;
• отсутствие прочерков у незаполненных строк.

При наличии каких-либо ошибок бухгалтерский документ не принимается проверяющими структурами или признается фальсифицированным.

Исправление кассовой и бухгалтерской документации выполняется по следующим правилам:

• не допускается использование корректора, помарок и корректировок документа (кассовых расходных и приходных ордеров, квитанций);
• при выявлении каких-либо ошибок бумаги следует аннулировать и составлять снова;
• испорченные или неправильно заполненные документы не уничтожаются, их перечеркивают и прикладывают к кассовой отчетности в день их выписки.

В остальные документы исправления заносятся после их согласования с контрагентами и подтверждения подписями.

При исправлении форм, составленных вручную, неправильные реквизиты или суммы следует зачеркнуть и сверху написать правильное значение. В полях строки указывается слово «Исправлено» и согласуется лицами, ранее подписавшими этот документ. Указывается дата корректировки. Не допускается применение корректора, помарок и вытираний.

При неправильно оформленных и заверенных исправлениях они будут считаться недействительными.

Восстановление документации

При порче, уничтожении и пропаже первичных документов (на основании инструкции №157 Н) руководителем назначается комиссия по анализу причин для их восстановления и обнаружения виновных лиц. Иногда руководитель сотрудничает со следственными органами, структурами пожарного надзора или охраны. Итоги работы оформляются актом, утверждаемым руководителем. Он подшивается к папке журнала по другим операциям.

Согласно инструкции №157 Н, первичные бумаги можно хранить как на бумажных, так и на машинных носителях (с применением электронно-цифровой подписи).

Срок хранения

Согласно ст. 17 ФЗ «О бухучете», в каждой компании должно быть организовано соответствующее хранение данной документации, бухгалтерских отчетов и учетных регистров согласно установленным срокам, но не менее 5 лет .

Хранение электронных документов производится по требованиям закона и при наличии машинных носителей. При этом обеспечивается защита от неправомерных корректировок, возлагаемая на руководителя фирмы.

Штрафные санкции

К финансовым потерям компании могут привести ошибки в первичных документах или их отсутствие. Согласно ст. 120 НК РФ, за грубые нарушения нормативов учета расходов и прибыли накладываются штрафные санкции:

• при нарушении во время одного налогового периода – до 10 тыс. рублей;
• при нарушении во время нескольких налоговых периодов – до 30 тыс. рублей;
• при снижении налоговых выплат – 20% от величины невыплаченных взносов, от 40 тыс. рублей.

К грубым нарушениям норм учета расходов, прибыли и налогооблагаемых объектов относится отсутствие , первичной документации и учетных регистров. Также к ним относят периодическое отражение в бухгалтерских счетах, учетных регистрах и отчетах хозяйственных операций, материальных ценностей, финансов и нематериальных активов.

При отсутствии этих документов фирма обязана переплачивать налоги. Их изъятие возможно по указанию соответствующих структур, полномочия которых соответствуют законодательным требованиям. При этом составляется реестр изымаемых документов.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Все хозяйственные и финансовые операции, происходящие на том или ином предприятии, находят свое отражение в материальных объектах с зафиксированной информацией. Это бухгалтерские документы, без которых невозможен учет любой деятельности. Они являются главным звеном в системе контроля над законностью ведения операций, движением товарных и материальных ценностей, сохранностью имущества, готовой продукцией, оборотом денежных средств.

Своевременность и правильность их составления напрямую влияет на общее качество осуществления бухгалтерского учета. Документооборот в бухгалтерии - это движение документов от начала их составления до полного завершения исполнения. Он регламентируется специальным графиком составления и передачи документации и зависит от количества разнородных операций, производимых в процессе хозяйственно-финансовой деятельности. Чем больше цехов, участков, видов продукции на предприятии, тем большее число различных документов будет задействовано в нем.

Документы бухгалтерского учета бывают нескольких видов: первичные (учетные), организационно-распорядительные, статистические. Документы с зафиксированной в них информацией обеспечивают ее накопление, сохранность, возможность передачи, многоразовое использование. Они выполняют учета.

Наиболее распространенные бухгалтерские документы:

Ведомости, приходные и расходные ордера по выплате денег из кассы предприятия;

Платежные поручения;

Товарные чеки, расходные и приходные накладные;

Доверенности, договора;

Акты выполненных работ и приема-передачи товаров;

Документация на выдачу материальных ценностей;

Распоряжения, приказы, акты ревизий, объяснительные и протоколы собраний, служебные письма, акты комиссий.

Все они различаются по своей природе. Подписывая бухгалтерские документы, каждый работник принимает на себя ответственность за правильность оформления, целесообразность операции, достоверность информации, отраженной в них.

Бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:

Входящие;

Исходящие;

Внутренние.

Входящие поступают в одном потоке документов и обрабатываются специальным работником. После получения и проверки правильности составления и оформления (наличие печати и подписей) они сортируются на нерегистрируемые и регистрируемые и отправляются по соответствующим отделам. Бухгалтерские документы, как правило, не регистрируются. В бухгалтерию поступает также масса данных из иных структурных подразделений.

Дальнейшая обработка информационных носителей имеет свою специфику. Поступившие документы передаются работнику, за которым закреплен соответствующий участок работы (материальная или расчет заработной платы и другие).

Сотрудник проверяет полноту и правильность оформления точность заполнения реквизитов, законность операции, логическую увязку показателей. Принятые документы систематизируются в хронологическом порядке (по датам) и оформляются накопительными ведомостями или в

Порядок формы записей учетных накопительных документов определен в инструкции бухгалтерского учета.

Оформление организационно-распорядительных сведений осуществляется по правилам составления служебных документов.

Проверка и отправка исходящих данных производится в общем потоке через секретаря или канцелярию.

При отправке проверяют правильность составления документа (наличие даты, печати, подписи, всех страниц, правильность адресата).

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии - что это такое ? Ею называют свидетельство факта совершения отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:

• Получение первичных данных.
• Предварительная обработка сведений.
• Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
• Повторная .
• Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила , неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

• Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
• Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
• Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
• Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалте р ставит отметку "оплачено".

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

• Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
• Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
• Поставить отметку "Исправленному верить".
• Указать дату корректировки.
• Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

• Место и срок оформления первичных бумаг.
• ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
• Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
• Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

• Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
• Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
• Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

• Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
• Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
• Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Первичный документ оформляется тем же числом, что и совершение хозяйственной операции. Например, с расчетного счета списывается комиссия за расчетно-кассовое обслуживание. В этот же день должна быть оформлена выписка и мемориальный ордер.

Как правило, первичные документы оформляются на унифицированных формах, разработанных российским законодательством. Но не все бланки предусмотрены; так, например бухгалтерская справка составляется в произвольной форме. Однако при оформлении необходимо указывать обязательную информацию: наименование и реквизиты организации, название документа, содержание операции, наименование должностей, фамилии сотрудников, роспись и штамп организации.

Зачем нужна первичная документация? Главным образом для того, чтобы зафиксировать все осуществляемые хозяйственные операции. Документация бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя необходима для учета и контроля за всеми движениями, например, основное средство передается в эксплуатацию – составляется акт, который является первичным документом. Внешняя документация необходима для работы с поставщиками, покупателями, например, вы выставляете счет на оплату покупателю.

Также существует первичные документы по учету и оплате труда, к ним относят: приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, график отпусков и прочие. Выделяют документацию и по учету основных средств; например, акт о приеме ОС, инвентарная карточка и другие. Документация, которая оформляется для учета кассовых операций, содержит такие документы, как авансовый отчет, приходный и расходный кассовый ордер.

В некоторых первичных документах исправления не допускаются, например, в выписке из расчетного счета или в платежном поручении. А вот, например, накладные могут содержать исправления, но рядом с ними должна стоять подпись человека, внесшего корректировку, дата и штамп организации.

Источники:

• какая есть первичная документация
• Первичные учетные документы в 2013 году

Совет 2: Какие документы являются первичными в бухгалтерском учете

Первичными документами в бухгалтерском учете являются те, на основании которых оформлена та или иная хозяйственная операция в момент её совершения либо сразу после её завершения. Именно на основании совершается дальнейший бухгалтерский учет конкретных операций.

Вам понадобится

• накладная, кассовый ордер, акт, справка, заявление, журнал регистрации, приказ, книга учета, список, табель, заявление, инвентарная карточка, платежная ведомость, лицевой счет и др.

Инструкция

Первичные документы являются первоначальным основанием для начала ведения бухгалтерского учета конкретных операций и совершения записей в регистрах учета. Первичный документ является письменным свидетельством совершения хозяйственной операции, например, выдачи денег под отчет, оплаты товара и т.п.

Формы первичной документации утверждает руководитель предприятия, однако все обязательные реквизиты, закрепленные законодательством, должны присутствовать в документе.

Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и подкрепляются подписью для идентификации лиц, составивших документ. Если же документ составлен в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью.

Формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, кроме кассовых документов, установленных уполномоченными органами на основании .

Обязательные реквизиты первичных документов в бухгалтерском учете:
- название документа (накладная, акт, список, приказ и т.п.);
- дата совершения операции (составления документа);
- содержание хозяйственной операции в стоимостном и натуральном выражении;
- название организации, от имени которой составляется данный документ;
- данные лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность оформления документа (должность, ФИО, подпись).

Первичные документы в бухгалтерском учете делят на документы по:
- учету и оплате труда: приказ о приеме на работу, штатное расписание, график работы, командировочное удостоверение, акт о приеме на работу, расчетная ведомость и т.п.
- учету основных средств: акт о приеме-передаче, инвентарная карточка, накладная на внутреннее перемещение, инвентарная книга, акт о основного средства и др.
- учету кассовых операций: кассовая книга, авансовый отчет, приходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, расходный кассовый ордер, книга учета денежных средств и т.д.
- учету ремонтных и строительных работ: акты о приемке выполненных работ, приостановлении строительства, сдаче в эксплуатацию сооружения; общий журнал работ; журнал выполненных работ и другие подобные документы.

Обратите внимание

В случае, если по законодательству первичные документы бухгалтерского учета изымаются, копии этих документов, изготовленные в законодательном порядке, включаются вместо оригиналов в документы бухгалтерского учета.

Полезный совет

В типовой бланк, при необходимости, могут быть включены дополнительные графы и строки, что обусловливается определенными видами хозяйственной деятельности.

Источники:

• Закон о бухгалтерском учете
• Сводные документы оформляются на основе ранее

Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.

Какие бывают реквизиты

Реквизит – от латинского requisitum - «необходимое», это набор установленных стандартами для данного вида документов сведений и данных, без указания которых данный вид документов не будет иметь юридической силы и не может считаться основанием для совершения операций и сделок. Иными словами, как бы официально ни назывался документ, если он не имеет обязательных реквизитов, его можно считать просто бумажкой, на которую никто не обязан реагировать. Поэтому реквизиты в обязательном порядке указываются на любом документе.

Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.

Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.

К банковским относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.

Размещение реквизитов в документе

Для каждого реквизита в разных видах документов предусмотрено свое поле для размещения. Состав реквизитов и требования к их оформлению в каждом случае устанавливаются стандартами. Реквизиты, состоящие и нескольких строчек, печатаются с одним межстрочным интервалом. Между собой реквизиты отделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.

Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.

Совет 4: Какие документы оформляются при приеме на работу

Правильно оформленные при приеме на работу документы нового сотрудника – гарантия того, что у него впоследствии не будет проблем с начислением пенсии, а у работодателя – проблем с трудовой комиссией и налоговой инспекцией. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка.

Специфика работы на некоторых предприятиях допускает необходимость предъявления каких-либо других дополнительных документов. Эти случаи оговариваются в ТК РФ, нормативных актах, указах Президента и постановлениях Правительства. Требовать другие документы, не оговоренные законами, кадровики права не имеют. Это же касается и требования иметь постоянную регистрацию по месту расположения данного предприятия. А вот потребовать справку установленной формы о состоянии здоровья работодатель имеет право. Для профессий, связанных с продуктами и бытовым обслуживанием населения, обязательным является и наличие санитарно-медицинской книжки. Если на работу принимают инвалида, может потребоваться рекомендательная справка от ВТЭК, а в случае, когда трудовая деятельность нового сотрудника связана с коммерческой или государственной тайной, от него может потребоваться расписка и другие документы, подтверждающие его допуск.